Monday, March 2, 2015

Tips Anti-Stress Gara-Gara Badai E-Mail

Readers,
Awal saat saya diangkat probation sebagai leader di company tempat saya bekerja, saya sempat terkena sindrom stress gara-gara e-mail. Di posisi yang terdahulu, saya yang sebagai editor paling banter sehari cuma dapat e-mail 2-3 aja. Itu pun dari lingkup divisi sendiri.

Namun apa daya, dunia orang dewasa makin kejam, Mak! Mendadak saya menerima lebih dari 17 e-mail hanya dalam kurun waktu ditinggal ke kamar mandi buat pup sejenak. Jika ditotal, sehari mungkin saya menerima kurleb 50-an e-mail dari lintas divisi company tempat saya bekerja dan beberapa e-mail dari stakeholder. Belum lagi e-mail pribadi [meski jarang, tapi isinya selalu penting dan bikin deg-degan].

Akibat kekenyangan e-mail ini, di satu-dua bulan pertama saya panik. Enak-enaknya mandi, terasa seperti terdengar suara 'CLING' yaitu notifikasi e-mail saya. Langsung lari deh ke kamar, ngecek e-mail. Atau pas lagi makan siang, berasa gadget bergetar. Tangan belepotan sambel pun, tetap buka active tray notification HP dan ... nihil. Kalau orang Jawa bilang, "krungon-krungon" alias terngiang-ngiang. Padahal kadang nggak ada e-mail baru yang masuk lho, cuma karena saking was-wasnya sampai kaya orang depresi gitu.

Nah, karena sekarang sudah beberapa bulan berlalu, sindrom "krungon-krungon" itu pun mulai berlalu. Bukan saja karena saya udah mengganti notifikasi dengan suara "BEZZ" layaknya kentut yang nggak ngeganggu [tapi tetap terasa bau .. *halah*], karena sekarang saya sudah mulai menerapkan manajemen anti-stress gara-gara e-mail, seperti ini:

1. JANGAN BIARKAN KOTAK MASUKMU MEMBLUDAK
Malas banget ya kalau liat inbox jumlahnya puluhan, bahkan ribuan. Bawaannya kepikiran, "Ini e-mail apa aja sih?". Boro-boro bukain satu-satu, buka e-mail aja rasanya tertekan karena melihat angka yang fantastis. Ibarat PR segunung yang harus ditaklukkan. Resepnya: sortir e-mailmu dengan rajin-rajin mengeceknya.

Yakin gak mabuk? -- Image taken from eurthisnthat.com


2. KATEGORISASIKAN DENGAN LABEL-LABEL TERTENTU
Buat yang punya berbagai project yang berbeda-beda, buatlah label-label berbeda sesuai kategorisasi. Kalau saya membedakannya berdasarkan kelompok task, misalnya: PARTNERSHIP, TEAM, STUFF dan sebagainya. Ini bakal membantu banget untuk mengetahui urgensi suatu e-mail berdasarkan kategori tasknya. Selain itu, kita nggak akan kesulitan untuk tracking e-mail. 'Kan sudah ada kelompoknya.


Selain tulisan, bisa juga disetting dengan warna berbeda untuk GMail - Image taken from smartmomager.com

3. 'MARK AS UNREAD' or 'ON BUCKET LIST TODAY'
Terkadang e-mail yang masuk butuh ditindaklanjuti, tapi nggak bisa langsung. Itulah kenapa setelah saya baca e-mailnya, saya akan menandainya dengan 'Mark As Unread' supaya tetap berada di bagian atas. Jadi, setiap kali saya buka e-mail, saya bakal ingat kalau e-mail yang itu sudah saya baca. Mau lebih terorganisir? Bikin label khusus 'On Bucket List Today' alias yang harus diselesaikan hari itu. Cuma, untuk saya yang suka lupa ngelepas tag label, cara ini bikin rusuh karena "today"-nya bisa sampai "tommorow" bahkan "the day after tommorow" :))


4. PISAHKAN E-MAIL PRIBADI DENGAN E-MAIL PEKERJAAN
Saya adalah tim yang paling nggak setuju orang nyampur-nyampurin segala macam kebutuhan jadi 1 e-mail. Alih-alih professional memakai e-mail kantor, kesannya malah sebaliknya. Bayangkan kalau ada job review dari perusahaan lain, berbalas e-mail pakai e-mail kantor. Wah, jangan ya .. Selain alasan tersebut, memisahkan e-mail akan memudahkan kita untuk mencari e-mail yang tertumpuk sesuai dengan konteks pekerjaannya. Bahkan, saya punya 1 e-mail khusus untuk segala hal yang berhubungan dengan mendaftar di social media [karena untuk urusan yang ini, notifikasinya dijamin membludak deh].

5. RAJIN BEBERSIH E-MAIL
Mungkin terlihat sepele dan membuang banyak waktu, tapi yakinlah ini bakal membantu untuk jangka panjang. Banyak e-mail yang suka menuh-menuhin, misalnya habis acara tertentu kemudian berbagi foto lewat e-mail. Wuih, makan berapa giga tuh? Kalau saya akan saya forward ke email pribadi dan up ke Google Drive. Lalu, hapus e-mailnya.

Nah kalau ini 5 tips dari saya supaya nggak stress gara-gara e-mail. Ada yang punya tips lainnya? :D



3 comments:

  1. aku puunnn pakai banyak akun email. hahaha. jadi untuk socmed satu email (isinya notifikasi sampah semua) segala sign up apapun aku pakai di email ini. satu email blog plus tetek bengeknya (analytic,alexa,dll) biar gampang ke track. satu email penting non kantor. dan satu email kantor. enak jadi kalau nggak pengen diganggu kantor, tinggal ga usah login email kantor.. :D

    ReplyDelete
    Replies
    1. Benerr mak, biar bisa fokus ye kan? Btw aku mau belajar nanem ((NANEMMM)) analytic duongs :D

      Delete
  2. Duuuuh.... mules ingat email sendiri. Mau delete takut ntar butuh bukti (eaaaa bukti apaan tu), mau dipisahin ke folder2 males nyortir. Bertekad ngikutin tips2 ini aaah. Minta doa restu :))

    ReplyDelete

"The Words is Mightier Than The Swords" - Edward Lynn-Button
Tinggalkan jejak yang baik, no spamming, junk, dan tinggalkan nama ;)